NEWS CAKRA, PADANGSIDIMPUAN – Dalam upaya mempercepat transformasi birokrasi dan menegakkan tata kelola dokumen negara yang berbasis pada prinsip efisiensi, Kantor Pertanahan (Kantah) Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) Kota Padangsidimpuan secara resmi menggelar kegiatan pemusnahan arsip Roya pada Kamis (10/9/2026).
Langkah strategis yang berpusat di kompleks operasional Kantah Padangsidimpuan ini melibatkan penghapusan fisik terhadap 1.659 dokumen yang dinilai telah memasuki fase inaktif dan melewati masa retensi. Tindakan yuridis dan administratif ini diambil sebagai bagian dari komitmen berkelanjutan instansi vertikal tersebut dalam mengurai tumpukan dokumen guna mewujudkan ekosistem kerja yang lebih adaptif.
Secara konseptual, reduksi arsip konvensional ini bukan sekadar rutinitas teknis, melainkan sebuah manifestasi dari manajemen risiko dan penguatan tertib administrasi pertanahan. Penumpukan dokumen kertas yang memiliki fungsi hukum krusial—seperti Roya atau penghapusan riwayat utang/hak tanggungan atas tanah—memerlukan penanganan yang presisi agar tidak membebani ruang simpan serta menurunkan indeks efektivitas pelayanan publik. Dengan memusnahkan dokumen yang secara hukum telah selesai masa gunanya, Kantah Padangsidimpuan berhasil merestrukturisasi ruang arsip (warden) demi menjamin keamanan dokumen aktif lainnya secara lebih optimal.
Hadir memimpin langsung agenda krusial ini, Kepala Kantor Pertanahan Kota Padangsidimpuan, Agustina Harahap, S.T., menegaskan bahwa tata kelola kearsipan yang modern merupakan fondasi utama dari transparansi kelembagaan. Menurutnya, pemusnahan ini didasarkan pada regulasi kearsipan nasional yang ketat, di mana penyusutan dokumen dilakukan secara selektif agar tidak menghilangkan jejak otentik pertanahan yang masih memuat nilai hukum. Kehadiran pucuk pimpinan ini menegaskan signifikansi kebijakan internal BPN dalam menyelaraskan operasional daerah dengan standardisasi nasional.
Prosesi pemusnahan massal dokumen ini juga dikawal ketat oleh Kepala Subbagian Tata Usaha Kantah Padangsidimpuan, Mardame Pasaribu, S.H., M.H., yang bertanggung jawab penuh atas validasi aspek legal-formal dokumen yang dimusnahkan. Keterlibatan unsur pimpinan tata usaha memastikan bahwa seluruh 1.659 berkas Roya yang dihancurkan telah melalui tahapan penilaian, verifikasi data, dan penyusunan daftar pertelaan arsip (DPA) yang valid. Langkah berlapis ini diambil guna mengeliminasi celah hukum atau maladministrasi yang berpotensi muncul di kemudian hari akibat hilangnya warkah pertanahan.
Guna menjaga integritas dan objektivitas sanksi administratif tersebut, proses pemusnahan ini turut dihadiri dan disaksikan langsung oleh perwakilan dari Inspektorat Jenderal (Itjen) Kementerian ATR/BPN RI. Kehadiran tim eksternal dari Inspektorat Wilayah III yang diwakili oleh Intan Trilestari, S.T., CRMO, CRPP, serta Reza Fanani, S.H., memberikan legitimasi bahwa proses penghancuran dokumen ini telah memenuhi asas kepatuhan (compliance) dan bebas dari unsur penyimpangan prosedur. Keterlibatan auditor internal kementerian ini memperkuat aspek akuntabilitas dan pengawasan melekat pada setiap linis kerja agraria di tingkat daerah.
Dari perspektif manajemen modern, pemusnahan arsip Roya ini memegang peranan penting dalam mitigasi risiko keamanan informasi. Dokumen pertanahan konvensional sangat rentan terhadap degradasi fisik akibat kelembapan udara, risiko bencana, hingga ancaman penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab jika tidak dikelola dengan sistem proteksi yang ketat. Oleh sebab itu, pembersihan warkah inaktif ini secara langsung mereduksi potensi kebocoran informasi sekaligus memberikan ruang bagi optimalisasi adopsi sistem digitalisasi sertifikat tanah elektronik yang tengah masif digalakkan pemerintah.
Langkah taktis yang dilakukan oleh Kantah Kota Padangsidimpuan ini sejalan dengan grand design reformasi birokrasi di tubuh Kementerian ATR/BPN, yang menuntut pelayanan serba cepat, akurat, dan bersih. Penghapusan ribuan dokumen usang ini menjadi katalisator penting bagi para aparatur sipil negara (ASN) di lingkungan Kantah untuk dapat bekerja lebih responsif tanpa terdistraksi oleh tumpukan berkas analog yang memakan ruang. Struktur ruang kerja yang rapi dan tertata secara ilmiah terbukti mampu mendongkrak produktivitas serta mempercepat durasi penyelesaian layanan pertanahan bagi masyarakat umum.
Melalui keberhasilan pelaksanaan kegiatan pemusnahan ini, Kantor Pertanahan Kota Padangsidimpuan kembali membuktikan komitmennya yang tidak tergoyahkan dalam membangun sistem administrasi pertanahan yang sehat, akuntabel, dan berbasis hukum yang berlaku. Sinergi yang kuat antara jajaran internal kantor pertanahan daerah dan pengawasan ketat dari inspektorat jenderal menjadi jaminan mutu bahwa pengelolaan ruang lingkup agraria di Padangsidimpuan berjalan di atas koridor hukum yang tepat. Peningkatan kualitas tata kelola ini diharapkan mampu meminimalisasi potensi sengketa pertanahan yang berakar dari lemahnya sistem dokumentasi masa lalu.
Menutup rangkaian kegiatan tersebut, manajemen Kantah Padangsidimpuan optimis bahwa momentum pemusnahan arsip ini akan menjadi tolok ukur baru bagi peningkatan indeks reformasi birokrasi di wilayah Tapanuli bagian selatan. Transformasi dari pola administrasi konvensional yang padat karya menuju pengelolaan warkah yang efisien dan berbasis digital adalah kepastian yang tidak dapat ditawar demi menyongsong pelayanan publik berstandar dunia (world-class tata kelola). Dengan administrasi pertanahan yang bersih dan tertib, masyarakat Kota Padangsidimpuan dipastikan akan menerima kemudahan layanan pertanahan yang jauh lebih berkepastian hukum dan terpercaya.
